Contrato de manutenção e Assessoria. Vale a pena?

Contrato não é custo adicional, é investimento de apoio.

Não é atrativo a aquisição de novos compromissos financeiros, custos e mensalidades. A fase é de corte de gastos e do “não mexe no que está quieto”. Será mesmo?

A questão é que um suporte técnico qualificado, muitas vezes, até mesmo se paga cortando custos com melhorias, adequações, melhores opções de equipamentos, serviços de terceiros e infraestrutura.

Seguir o pensamento de falsa economia, é perigoso, pois as vezes o que está quieto, pode ser uma bomba relógio e estar sob condições que não são ideais. O serviço de consultoria técnica envolvido é tão ou mais importante até mesmo que a manutenção dos equipamentos em si. Como dizemos, não adianta apenas apagar incêndio. O custo e trabalho para evitá-los é sempre muito menor assim como a qualidade como um todo.

O empresário deve se concentrar no seu próprio negócio, nas tarefas que carregam sua empresa, ele tem que ter a sua disposição as ferramentas necessárias para gerar seu negócio.

A internet tem que estar funcionando bem, não deve se preocupar se ela é segura, se cai, se é o melhor plano que atenda sua necessidade. Os equipamentos devem estar funcionando a pleno vapor, backup seguro, reposição e manutenção eficiente. Em caso de tragédia, tudo tem que voltar a funcionar no menor tempo possível, tudo já deve estar previamente programado. O investimento em novos equipamentos e soluções deve ser feito sem desperdício, mas que supram as necessidades e crescimento. O sistema de trabalho está sendo feito de forma errada? Qual a melhor logística, qual a melhor solução? Minha rede é segura?

Observe que sim, todos itens são importantes, mas o empresário não deve desprender seu tempo e atividade principal para estes itens se ele tem uma parceria de sua confiança para lhe entregar o resultado de tudo isso, da melhor maneira possível.

Lembramos que a maioria das empresas de pequeno e médio porte, não possuem um técnico local especializado. Normalmente possuem um funcionário um pouco mais entendido do assunto que divide suas tarefas cotidianas na empresa. Não é correto nem legalmente.

É muito comum acontecer com empresas que não tem suporte técnico, a situação em que os problemas vão se acumulando, pois não vale a pena contatar um técnico toda vez que surge uma dúvida, um problema pequeno, a necessidade de uma opinião ou pequeno ajuste. A empresa vai pendurando problemas, pois a solução gera custos, e isso vai acumulando, o que não é nem um pouco saudável, trava processos e pode levar a um problema maior e mais grave. Só solicitam um técnico quando não tem mais saída. Tendo uma empresa parceira, não há problemas, na menor dúvida, você tem o seu suporte garantido sem burocracia, ela ainda deve se antecipar aos problemas, por menores que sejam, tudo ficará sempre ajustado.

“Já levo meus computadores em uma loja de Informática para eles consertarem e formatarem.”

A formatação é a forma mais fácil de resolver problemas que podem ser evitados. Mas uma empresa que está focada no TI evita formatações. A formatação deve ser vista como o último recurso. Devemos propor práticas de segurança e evitar problemas, além de determinar exatamente a causa para poder evitá-las. Além disso, o sistema da sua empresa não se resume aos equipamentos em si.

Vamos lembrar também que um computador que vai para manutenção fica, pelo menos um dia todo parado, adiciona-se os custos de transportes até a loja e possíveis upgrades. Uma vez que, um funcionário parado, o dia todo gera um alto custo que pode ser evitado. Pois, um funcionário médio de escritório com um salário líquido de R$ 2.000,00 representará um custo para o empregador de R$ 173,00 em um período de formatação, fora a queda na eficiência de cerca de 30% devido à ajustes e acertos que toda manutenção causa na primeira semana.
Esse tipo de problema deixa de existir, ou seja, quando se tem contrato de manutenção com uma empresa que é especializada. Essa empresa deve sempre pensar no “plano B” em caso de incidências técnicas.

“Minha empresa é pequena, não preciso pagar todo mês, só uso computadores para algumas coisinhas”.

Essa afirmação pode estar meio certa. Então, vejamos. Notas Fiscais emitidas pela sua empresa e que precisam ficar arquivadas por 5 anos estão nos computadores. Os computadores emitem Notas Fiscais inclusive. Tarefas bancárias, contas a pagar e a receber, são realizadas pelo computador, sites de bancos não são simples de acesso, exigem certificados, plug-ins específicos no navegador, não dá para mudar rápido de computador em casos de problemas. Arquivos como planilhas, movimentações financeiras, fluxos de caixas, projetos de clientes, projetos internos, imagens, atas de reunião entre outros tantos. Estão armazenados também em computadores. Sua empresa é pequena, mas como todo bom negócio, tendo a crescer. Organização, estrutura e eficiência são essenciais para este caminho ser seguido.

Custos com funcionário, manutenção do computador, perda de dados, segurança contra antivírus, segurança contra invasões, suporte rápido, evitar perda de tempo e dinheiro, é sim, um investimento e segurança para o bom andamento da empresa.

Portanto ter um contrato de manutenção não representa um custo alto. Pelo contrário.
Um investimento, mesmo no seu montante anual, por exemplo, é um valor mais baixo que sequestro de dados (cobrado em Bitcoin, hoje fica entre 17mil a 25mil reais), ações trabalhistas que podem ser perdidas por falta de e-mail. Custos com recuperação de dados que nunca funcionam. Multas da Receita Federal e o cálculo se estende se imaginarmos que um servidor parado sem o devido backup pode comprometer todos os arquivos que uma média empresa depende que, em alguns casos, essa perda significaria até mesmo o fechamento da empresa.

Empresas pequenas, são as que mais podem sofrer sem uma parceria de TI. Isso porque, empresas grandes tem vários servidores com dados espalhados em grandes datacenters e vários profissionais dedicados às tarefas. Uma empresa pequena, geralmente só consegue manter seus dados em um local. O prejuízo com sua perda pode ser incalculável.

Contratos de manutenção de TI são melhores que seguros. Porque uma seguradora só entra no negócio após o sinistro. Empresas que prestam serviços em TI já estão dentro do negócio trabalhando para evitar o sinistro.

Por isso, é um investimento mais interessante e tão necessário quanto. Ao considerar a folha de custos e investimento para o decorrer do ano, repense os custos disponíveis para TI e um eventual contrato com uma empresa séria e especializada.

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